Zaaksystemen in de cloud bij 100.000+ gemeenten

Steeds meer zaaksystemen worden (enkel) nog aangeboden in de cloud, een aantal deels lokaal en deels in de cloud (hybride). Een trend die zich niet alleen bij de overheid voordoet, maar ook bij commerciële organisaties steeds vaker wordt gezien als de nieuwe standaard. Uiteraard kleven hier bij de overheid wat extra uitdagingen aan als het gaat om beveiliging en privacy, maar gezien het aantal jaren dat gemeenten al gebruik maken van software in de cloud lijkt dit allemaal oplosbaar te zijn.

[Read more…]

Koningskoppeling. Hoe wordt de Standaard Zaak- en Documentservices in de praktijk ervaren?

In maart 2013 publiceerde KING de standaardservices voor het koppelen en ontsluiten van zaak- en documentmanagementsystemen bij overheden. Iets meer dan een jaar later kwam versie 1.1. naar buiten. Nu zijn we ruim twee jaar verder en is het tijd om de balans op te maken. Hoe wordt deze nieuwe standaard in de praktijk ervaren?

Artikel geschreven door adviseurs Sven Blom en Anne Marie Steijven van KBenP Zaakgericht Werken.

Naar artikel Koningskoppeling VIP Doc

De zaaksystemen van de top 15 uit de Benchmark digitale dienstverlening

Jaarlijks publiceert EY de Benchmark digitale dienstverlening. Dit jaar concludeert EY dat de ontwikkeling van de digitale dienstverlening van gemeenten onvoldoende is. Zo kan nu slechts 22% van de producten voor bedrijven digitaal worden aangevraagd tegen 63% van de producten voor burgers. Met de ambitie van minister Plasterk in het achterhoofd hebben gemeente inderdaad nog een lange weg te gaan. EY concludeert dat gemeenten de doelstelling om alle onderzochte producten in 2017 digitaal aan te kunnen vragen, in dit tempo niet gehaald zal worden.

In de benchmark digitale dienstverlening wordt een top 15 getoond van gemeenten die het goed doen op het gebied van digitale dienstverlening. EY stelt deze top 15 samen op basis van ‘de volwassenheid van de digitale dienstverlening’.

De invloed van zaakgericht werken op digitale dienstverlening is natuurlijk groot. Eigenlijk bestaat digitale dienstverlening voor een substantieel deel uit zaakgericht werken. Natuurlijk zijn wij daarom erg geïnteresseerd met welke zaaksystemen de top 15 uit deze benchmark werkt.

Rang Gemeente Zaaksysteem
1 Den Haag KIM (Kodision)
2 Leiden Decos D5 (Decos)
3 Zoetermeer Centric Zaaksysteem (Centric)
4 Lansingerland Geen
5 Utrecht Exxellence ZaakSysteem (Exxellence)
6 Tilburg Exxellence ZaakSysteem (Exxellence)
7 Breda Centric Zaaksysteem (Centric)
8 Zwolle Atos e-Suite (Atos)
9 Bernheze Verseon E-Suite (Circle Software)
10 Stichtse Vecht Decos D5 (Decos)
11 Bronckhorst CiVision Zaakafhandeling (PinkRoccade)
12 Pijnacker-Nootdorp WebNext (PinkRoccade)
13 Rotterdam Onbekend
14 Voorschoten Decos D5 (Decos)
15 Achtkarspelen Nloket Zaak (COSA)

Gemeentelijke herindeling: grotere klanten voor zaaksysteemleveranciers

Per 1 januari 2015 kent Nederland geen 406 gemeenten meer, maar nog slechts 396. Daarmee is Nederland 10 gemeenten kwijt middels een fusie, dan wel opheffing. Wat  betekent dit voor de zaaksystemen bij deze ‘verdwenen’ gemeenten? Zaaksystemen in Beeld zocht het uit.

Fusiegemeente 1: gemeenten Graft-De Rijp en Schermer hadden nog geen zaaksysteem. Zij sluiten aan bij de gemeente Alkmaar. Alkmaar gebruikt WebNext van Pinkroccade als zaaksysteem. Alkmaar kan welgeteld 11.892 inwoners bijtellen en komt op 106.161 ingezetenen. Hiermee krijgt leverancier PinkRoccade na Apeldoorn een  tweede 100.000+ klant voor haar zaaksysteem Webnext.

Fusiegemeente 2: gemeenten Millingen aan de Rijn en Ubbergen sluiten aan bij Groesbeek. Alle drie de gemeenten maakten al gebruik van DecosD5. Decos gaat daarmee van  drie  klanten naar één.  Zij hebben echter wel een klant die met 15.390 inwoners groeit.

Fusiegemeente 3: gemeenten Bergambacht, Nederlek, Ouderkerk, Schoonhoven en Vlist zijn samen gefuseerd tot de nieuwe gemeente Krimpenerwaard.  Allen werkten al jaren samen in de gemeenschappelijke regeling K5 en hadden ook gezamenlijk Corsa in huis. De gemeenschappelijke regeling houdt op te bestaan en men gaat als één gemeente verder. BCT bedient daarmee in plaats van  vijf gemeenten nu nog maar één met een totaal aantal van  53536 inwoners.

Fusiegemeente 4: gemeenten Bernisse en Spijkenisse zijn gefuseerd tot de nieuwe gemeente Nissewaard. Voor zover bekend gebruiken Bernisse en Spijkenisse geen zaaksysteem. Wel gebruiken zij beide Corsa als DMS.

Opheffing: gemeente Maasdonk houdt op te bestaan. De oude kernen Geffen, Nuland en Vinkel worden, net als de ambtenaren, verdeeld over  deze twee buurgemeenten. Maasdonk maakte gebruik van DecosD5. Decos verliest hiermee een klant. Geffen is bij Oss gekomen en daar wordt Exxellence Zaaksysteem gebruikt. Nuland en Vinkel sluiten aan bij ’s Hertogenbosch en daar gebruikt  men al jaren Verseon E-suite. Exxellence bedient nu 4567 meer inwoners en Verseon 6780.

Verhouding All-in-One / Best of Breed

Wat is beter? Een zaaksysteem die zo veel mogelijk functionaliteiten in zich heeft (all-in-one) of een systeem bestaande uit losse componenten waarbij je zelf kiest welke je wilt afnemen? Er wordt hier veel over gesproken, geschreven en gediscussieerd. Wij hebben wel een voorkeur, maar dat doet er voor nu even niet toe.  Laten we eens bekijken hoe groot de verhouding is tussen all-in-one en best of breed. Lees verder…

Stand van zaken na 2 maanden

Deze website is nu twee maanden online. Vooraf is er veel tijd gestoken in het opzetten van de site en het vullen van de content. Wij waren overtuigd van het nut van de site en de geboden transparantie. Wij wel, maar of anderen er ook zo over dachten was afwachten.

En wat blijkt, anderen waarderen het initiatief van meer transparantie in de wereld van de zaaksystemen ook. Wij hebben tientallen mailtjes, tweets en berichten ontvangen. Van ambtenaren uit de informatiseringswereld, maar ook van leveranciers en conculega’s. De reacties waren niet alleen aanvullingen en verbeteringen van de data, maar ook simpelweg blije reacties van mensen die het een mooi initiatief vinden. Lees verder…