Stelling 2: Voor alles een specifiek systeem? Dat wordt te duur.

“Voor alles een specifiek systeem? Dat wordt te duur.” Dit was één van de stellingen die tijdens het event “Zaaksystemen in Beeld LIVE! 2017” werd gesteld. De stellingen hebben tot veel discussie geleid en bezoekers waren het lang altijd niet met elkaar eens. Een mooie aanleiding om in een reeks van vijf blogs de stellingen uit te diepen. Vandaag: “Voor alles een specifiek systeem? Dat wordt te duur.”

Uiteraard is voor alles een specifiek systeem te duur. Meer systemen betekent ook meer koppelingen, meer beheer, meer licenties enz. Dat alles bij elkaar kost veel geld en is daarom te duur! Als overheidsorganisatie kun je dus het beste kiezen voor één systeem waar je alles in kunt stoppen.

De praktijk is natuurlijk genuanceerder. De organisatie, inwoners en bedrijven zijn er niet bij gebaat wanneer er minder wordt uitgeven aan systemen, koppelingen e.d. als dat tot gevolg kan hebben dat besluitvorming een langere doorlooptijd krijgt of op basis van verkeerde informatie plaatsvindt. Dit levert namelijk weer bezwaarschriften op die kunnen uitmonden in rechtszaken. Dan is de overheid misschien wel duurder uit. Om over de gefrustreerde inwoner nog maar te zwijgen.

Vroeger

Voorheen bestond er voor elk proces een apart systeem. We hebben geconstateerd dat dit verre van ideaal is. Het ICT-landschap van een willekeurige middelgrote gemeente zag er een aantal jaren geleden ongeveer als volgt uit:

Informatie-architectuur

Alle informatie die tot één aanvraag behoorde was versnipperd over het hele landschap waardoor er geen totaaloverzicht van alle aanwezige informatie mogelijk was. Om alle applicaties met elkaar te verbinden dienden er veel (maat)werk koppelingen gerealiseerd te worden die beheerd moesten worden. Voorbeeld: Applicatie A kreeg een update waardoor veld X er net iets anders uit kwam te zien waardoor de informatie die uitgewisseld werd met applicatie B niet meer werkte. Dit betekende dat de koppeling aangepast moest worden. Stel je eens voor dat dit bij elke update van elke applicatie moest gebeuren? Dit leidde tot torenhoge beheerlasten (en dus kosten).

Heden

In de praktijk zien we dat de keuze voor het andere uiterste – alle processen in één applicatie – ook niet DE oplossing is. Het is namelijk onmogelijk om te eisen dat een generieke applicatie (zoals de tegenwoordige zaaksystemen) alle functionaliteit bevat om alle processen binnen een overheidsorganisatie uit voeren. Denk bijvoorbeeld aan vergaande GEO-functionaliteit, de functies die gebruikt worden binnen de financiële pakketten, uitvoeren van de taken binnen het Sociaal Domein of het beheer van de basisregistraties. Dit vraagt dusdanige specifieke functionaliteit die we niet terug zien en ook niet mogen verwachten binnen één generiek zaaksysteem. Tijdens mijn 1e blog in deze blogreeks “Het is voor de burger het beste als de organisatie één zaaksysteem heeft” ben ik verder ingegaan op dit punt.

Toekomst

De toekomst zal een gulden middenweg zijn van bovengenoemde uitersten. We zullen zoveel mogelijk gebruik maken van een generieke applicatie (zaaksysteem) waar 80 tot 90% van de processen binnen een overheidsorganisatie afgehandeld kunnen worden. Vaak zien we dat dit percentage hoger wordt naarmate de gemeente kleiner wordt. Een business case laat dan vaak zien dat het bijvoorbeeld rendabeler is om een specifieke VTH-applicatie uit te faseren en op te nemen in het zaaksysteem. De gemeente moet hierbij de overweging maken: of de extra kosten van een specifieke taakapplicatie, met eventuele koppelingen, opwegen tegen het feit dat een vakspecialist een aanvraag sneller en beter kan afhandelen (en hoeveel beter is dat dan)?

Daarnaast zal er altijd een aantal specifieke taakapplicaties blijven waarin functionaliteit is opgenomen die niet ondergebracht kan worden binnen de generieke applicatie. Er zal meestal een vorm van informatie-uitwisseling blijven plaatsvinden tussen de specifieke taakapplicaties en het zaaksysteem, waardoor er nog altijd gebruik gemaakt wordt van koppelingen. Indien hierbij  gekozen wordt door de landelijke standaarden, zal er in theorie geen tot weinig hinder ondervonden worden bij updates van de diverse applicaties. Denk hier bijvoorbeeld aan de koppelingen met de basisregistraties.

Generiek, tenzij…

Ik ben het eens met de stelling “Voor alles een specifieke applicatie? Dat wordt te duur.” Dit wil niet zeggen dat we binnen de overheid geen specifieke applicaties meer moeten gebruiken. Het blijft volgens mij altijd een overweging of het rendabeler is (niet alleen qua kosten) om een specifieke applicatie aan te schaffen of dat het proces beter opgenomen kan worden in het generieke zaaksysteem? Voor elke organisatie kan het antwoord op deze vraag verschillend zijn. Factoren zoals gewenste/benodigde functionaliteit, de hoeveelheid aanvragen, het aantal medewerkers die gebruik maken van een bepaalde applicatie of dat er binnen een samenwerkingsverband met een bepaalde applicatie gewerkt wordt zijn van grote invloed op deze keuze.

Volgende keer bespreek ik weer een nieuwe stelling. Dan ga ik in op de stelling “Taakspecifieke applicaties sluiten beter aan bij de medewerker”. Hebben je vragen over Zaakgericht Werken? Neem contact met me op via sebastiaan.gerats@kbenp.nl of 06-43363425.

KBenP Zaakgericht Werken: dit deden wij in juni!

Maand in maand uit werken onze adviseurs in een divers werkveld waarin ze uiteenlopende opdrachten uitvoeren rondom Zaakgericht Werken. Op onze site Zaaksystemeninbeeld.nl zijn deze collega’s hard bezig met het updaten van de kaart en delen ze ook hun ervaringen en inzichten, bijvoorbeeld door het schrijven van blogs en het delen van recent nieuws uit de wereld van zaaksystemen en Zaakgericht Werken. Maar waar zijn onze adviseurs mee bezig, waar werken ze en welke opdrachten voeren ze uit? In een maandelijkse update informeren wij u graag over de afgelopen maand. Hieronder een kleine greep uit de werkzaamheden en opdrachten die wij momenteel uitvoeren.

ZaaksystemeninBeeld Live! 2018
Het ZaaksystemeninBeeld Live! event 2017 is nog maar net achter ons, maar de voorbereidingen voor de 2018 editie zijn al weer in volle gang. Inmiddels kunnen we melden dat al 10 zaaksysteemleveranciers zich hebben ingeschreven voor volgend jaar, en dat is een mooi resultaat zo voor de zomer. We verwachten dat dit aantal nog verder zal groeien. Ook wordt er weer veel denkwerk in het programma gestoken. Onze collega’s zijn weer hard bezig om dit nog mooier en beter te maken dan het afgelopen jaar, zodat u weer verzekerd bent van een boeiende en kennisrijke dag. Mocht u zelf ook nog goede ideeën hebben, dan horen wij die natuurlijk graag! We kijken er naar uit u in maart weer te mogen verwelkomen. Informatie over het event kunt u vinden op www.zaaksystemeninbeeld.nl/zaaksystemen-in-beeld-live-2018/ Houdt deze site de komende maanden goed in de gaten voor meer informatie en deelnemende leveranciers.

Aanbestedingen
Ook deze maand is er veel nieuws omtrent de aanbestedingen. Zo heeft men in Breda en Den Bosch de aanbesteding afgerond en gaat men nu met de voorlopige winnaars de Proof of Concept fase in, om te toetsen of de aangeboden Oplossing voldoet aan het Programma van Eisen. KBenP zal de procesbegeleiding daarvan op zich nemen. Daarnaast is KBenP met een diverse klanten weer gestart met het voorbereiden van een aantal aanbestedingen, meer nieuws hierover binnenkort in de nieuwsbrief. Ook is de Proof of Concept bij de gemeente Smallingerland afgerond, maar is men in de Bilt en Vijfheerenlanden nog volop bezig.

COA
Bij het COA zijn onze collega’s al weer een tijd druk bezig met het opzetten van functioneel beheer. We werken daar aan de opbouw van een team dat voldoende kennis heeft om het zaaksysteem inclusief de hieraan gekoppelde applicaties te onderhouden, wijzigingen door te voeren en te fungeren als eerstelijns vraagbaak. Hiervoor wordt een samenwerking opgezet met de key-users in de organisatie in de vorm van een gebruikersoverleg en wordt er een samenwerking opgezet met ICT en de leveranciers. KBenP heeft de afgelopen jaren veel kennis opgedaan met het implementeren van Zaakgericht Werken en deze kennis komt bij het COA goed van pas. We houden u op de hoogte van de vorderingen aldaar. Heeft u in de tussentijd vragen over welke implementatie-strategieën u het best kan inzetten binnen uw organisatie? Vanuit KBenP staan wij altijd klaar u te voorzien van onze kennis en ervaringen. Neem daarom gerust contact met ons op.

Stelling: Het is voor de burger het beste als de organisatie één zaaksysteem heeft.

“Het is voor de burger het beste als de organisatie één zaaksysteem heeft.” Dit was één van de stellingen die tijdens het event “Zaaksystemen in Beeld LIVE! 2017” werd gesteld. De stellingen hebben tot veel discussie geleid en bezoekers waren het lang niet met elkaar eens. Daarom een goed moment om in een reeks van vijf blogs de stellingen uit te diepen. Vandaag: “Is de burger het best gediend bij een organisatie met één zaaksysteem?”

Het interesseert de burger niets

Allereerst denk ik dat het voor de inwoner of bedrijf helemaal niets uitmaakt of een organisatie één zaaksysteem of meerdere zaaksystemen gebruikt. Ik denk zelfs dat het die inwoner helemaal niet interesseert wat voor een systeem er door de gemeente gebruikt wordt. Het gaat hem of haar erom dat zijn vraag goed beantwoord wordt of dat zijn vergunning zo snel mogelijk.

Om dit voor elkaar te krijgen is het noodzakelijk dat deze organisatie zo efficiënt mogelijk en op een éénduidige manier zijn informatie verwerkt. Dit betekent idealiter dat informatie die bij één proces of (aan)vraag hoort niet versnipperd ondergebracht is. Daarbij is het misschien nog wel het belangrijkste dat de informatie na het invoeren ook weer makkelijk te raadplegen is.

Binnen een zaaksysteem wordt deze informatie op een goede en geordende manier gebundeld. Maar in het praktijk is het vaak zo dat niet iedereen binnen een organisatie werkt met hetzelfde (zaak)systeem. Wat ik bij veel van onze opdrachten terug zie is dat er na eerst ontkokering nu weer een soort van verkokering plaatsvindt. Dit is niet een vergaande verkokering zoals dat vroeger het geval was, waarbij er voor elk proces een aparte applicatie werd aangeschaft. Het is tegenwoordig meer een verkokering op basis van domeinen (bv Sociaal Domein of alles rondom de toekomstige Omgevingswet). Om meer te lezen over deze verkokering en wat dit betekent voor een zaaksysteem verwijs ik naar de blog van mijn collega Sven: Zaakgericht Werken, verkokering mag! .

“Niet van kastje naar de muur”

Als ik naar mezelf kijk als inwoner, heb ik liever dat ik goed geholpen wordt in een iets langere tijd, dan dat ik snel geholpen wordt maar niet het juiste antwoord op mijn vraag krijg. Mocht het zijn dat de door mij gestelde vraag zo specifiek is dat de KlantContant-medewerker mij moet doorverbinden naar een vakspecialist, is het wel zo prettig dat je bij de juiste vakspecialist uitkomt. Om te zorgen dat er wordt doorverbonden naar deze juiste medewerker, is het noodzakelijk dat er een overzicht is van wie waar mee bezig is. Deze informatie staat normaal gesproken allemaal in het zaaksysteem.

Opslag van informatie

In de tijd dat ik als ambtenaar zelf nog diverse aanvragen behandelde, vond ik het heel vervelend als deze informatie in verschillende systemen stond. Vaak had ik dan net weer niet de beschikking tot deze applicatie, of nog erger, mensen sloegen de informatie op hun eigen schijf op. Na de komst van het zaaksysteem kwam hier meer structuur in en werd het terugvinden van de juiste informatie steeds makkelijker. Ook was ik er zekerder van dat ik alle relevante informatie tot mijn beschikking had. Mocht ik als nog vragen hebben over bepaalde informatie dan kon ik in het zaaksysteem snel achterhalen wie de behandelaar was en hoefde ik niet eerst iedereen af te bellen om te vragen of hij bezig was met die ene zaak.

Eén vs meerdere applicaties

Om te zorgen dat informatie niet overal verspreid is binnen een organisatie en niet meer duidelijk is wat de context van een stukje informatie is, is het nodig dat het verwerken van de verschillende soorten van informatie binnen een organisatie op dezelfde manier gebeurt en dat hier éénduidige afspraken over gemaakt worden. Hoe gaan we deze informatie opslaan en waar doen we dat. Door dit te doen is er meer zekerheid dat je als medewerker “alle” informatie tot je beschikking hebt om een vraag te beantwoorden of een aanvraag te behandelen.

Het voordeel van een zaaksysteem hierbij is dat niet alleen alle relevante informatie binnen één dossier gebundeld wordt, maar dat er ook structuur en context wordt toegevoegd aan deze informatie. Een medewerker kan zo aan de telefoon snel zien wat de voortgang van een zaak is en wie bijvoorbeeld de behandelaar is om die specifieke vraag te beantwoorden.

Een goede zoekmachine die alle applicaties doorzoekt zorgt er wel voor dat je alle benodigde informatie kan vinden, maar geeft hierbij meestal niet de relevant context waar binnen deze informatie is opgeslagen. Een zaaksysteem (of applicaties met zaakfunctionaliteit) zorgen er wel voor dat deze context wordt toegevoegd en er een beter antwoord gegeven kan worden. De keuze of dit binnen één zaaksysteem gebeurd, of binnen meerdere applicaties met zaakfunctionaliteit, is vaak afhankelijk van de grote van een gemeente. Ook het aantal aanvragen dat binnen een bepaald domein wordt afgehandeld waarvoor specifieke functionaliteit noodzakelijk is speelt hierbij een rol. Bij grotere gemeenten zal dan vaker gekozen worden voor meerdere applicaties met zaakfunctionaliteit en bij kleinere gemeenten is het rendabeler om dit binnen één zaaksysteem te regelen.

Dus wordt een burger het beste geholpen als de organisatie één zaaksysteem heeft? Ja, dat helpt maar het gaat dan niet om het hebben van specifiek één zaaksysteem. Het gaat hierbij vooral om dat er gebruik gemaakt wordt van applicaties met zaakfunctionaliteit welke goed ontsloten worden en makkelijk doorzoekbaar zijn. Naast zaakfunctionaliteit zorgt ook het goed op orde hebben van de informatieverwerking er in belangrijke mate voor dat een ambtenaar het juiste besluit kan nemen op o.a. een aanvraag.

We doen het uiteindelijk allemaal om te zorgen dat de inwoners tevreden zijn over hoe zijn vraag door een gemeente beantwoord wordt zonder dat hij het gevoel heeft daar last van te hebben.

Volgende week bespreek ik weer een nieuwe stelling. Dan gaan we het hebben over de stelling: “Voor alles een specifiek systeem wordt te duur”. Mocht je in de tussentijd vragen hebben over Zaakgericht Werken neem dan contact met mij via sebastiaan.gerats@kbenp.nl of 06-43363425.

KBenP Zaakgericht Werken: dit deden wij in mei!

Maand in maand uit werken onze adviseurs in een divers werkveld waarin ze uiteenlopende opdrachten uitvoeren rondom Zaakgericht Werken. Op onze site Zaaksystemeninbeeld.nl zijn deze collega’s hard bezig met het updaten van de kaart en delen ze ook hun ervaringen en inzichten, bijvoorbeeld door het schrijven van blogs en het delen van recent nieuws uit de wereld van zaaksystemen en Zaakgericht Werken. Maar waar zijn onze adviseurs mee bezig, waar werken ze en welke opdrachten voeren ze uit? In een maandelijkse update informeren wij u graag over de afgelopen maand. Hieronder een kleine greep uit de werkzaamheden en opdrachten die wij momenteel uitvoeren.

Zaaksystemeninbeeld Live! event in België?
Achter de schermen zijn wij hard bezig om te onderzoeken of het bekende Zaaksystemeninbeeld Live! event ook in België kan worden georganiseerd. Hiervoor vinden diverse oriënterende gesprekken plaats met een aantal geïnteresseerde zuidelijke buren. Hierover binnenkort meer nieuws! Houd onze site dus goed in de gaten, want dat betekent wellicht dat u binnenkort ook naar het zuiden kan afreizen om daar de zaaksysteemleveranciers te bekijken en aan de tand te voelen. 

Zaaksystemeninbeeld.nl en de kaart
Ook wordt er achter de schermen hard gewerkt aan een nieuwe site. Niet alleen de site wordt grondig aangepakt, maar ook zijn we bezig met het ontwikkelen van een nieuwe kaart, waarin nog meer zoekmogelijkheden en functionaliteiten beschikbaar zijn. Momenteel wordt er hard gescrumt en getest. Deze nieuwe site en kaart zijn hopelijk op korte termijn beschikbaar. Uiteraard wordt u hiervan op de hoogte gebracht. De eerste ontwerpen zien er in elk geval spectaculair uit. Blijf ons dus volgen!

Aanbestedingen en PoC’s
KBenP begeleidt elk jaar weer veel aanbestedingen. De afgelopen maand zijn de aanbestedingen van gemeente de Bilt en de gemeente Vijfherenlanden afgerond. Daar houdt echter het proces niet op. Bij onze aanbestedingen voeren wij bijna altijd een Proof of Concept (PoC) uit. Hierin toetsen wij of de leverancier daadwerkelijk levert wat zij heeft aangeboden in de offerte. Na voorlopige gunning zijn deze gemeenten nu in de PoC bezig om te toetsen of de leverancier inderdaad levert wat men heeft beloofd. Momenteel begeleidt KBenP PoC’s bij de gemeenten Alkmaar, Smallingerland en de Bilt en wordt deze maand de PoC afgrond bij de gemeente Utrechtse Heuvelrug.

Afgelopen maand zijn ook de twee grote gemeenten Den Bosch en de gemeente Breda begonnen met het beoordelen van de ingediende offertes. Breda heeft afgelopen week de demonstraties van de aanbiedingen gehad en volgende week volgt Den Bosch. Al met al een drukke periode op het vlak van aanbestedingen!

Advies
KBenP begeleidt echter niet alleen aanbestedingen, maar voert elk jaar ook vele adviestrajecten uit, waaronder het opstellen van visies rondom Zaakgericht Werken. Zo is KBenP aan de slag gegaan bij de gemeente Rijswijk voor het opstellen van een visie rondom de toekomst van het Zaakgericht Werken aldaar.

Implementaties en doorontwikkeling
KBenP is gevraagd de gemeente de Bilt te ondersteunen tijdens de implementatie van het zaaksysteem. Momenteel vindt daar de PoC plaats, maar dat is bij uitstek een periode waarin goed kan worden nagedacht over de implementatiestrategie en het opzetten van de beheerorganisatie. Ook in Brabant maakt KBenP vorderingen bij diverse gemeenten op het vlak van de doorontwikkeling van Zaakgericht Werken. Zo is de gemeete Goirle deze week live gegaan met verschillende nieuwe webformulieren. In 2015 is deze gemeente live gegaan met Zaakgericht Werken, middels het zaaksysteem van Brein. Na afgelopen jaar flinke stappen te hebben gezet in de interne organisatie, focust de organisatie zich nu meer op de buitenkant richting de burger. Ook in Geldrop- Mierlo wordt hard gewerkt aan de doorontwikkeling van het zaaksysteem. De basisinrichting wordt daar op de schop gegooid, om de processen nog beter te laten aansluiten op de behoefte van de organisatie. Een grote klus, maar elke week vinden daar weer nieuwe verbeteringen plaats met een tevreden eindgebruikers en klant tot gevolg.

Blogreeks: Aanbestedingstraject als katalysator voor visievorming rondom Zaakgericht Werken, deel 1

De komende weken zal ik in een aantal blogs ingaan op hoe een aanbestedingstraject kan worden gezien als een katalysator voor visievorming rondom Zaakgericht Werken. Het aanbestedingstraject, zoals in deze blogreeks wordt besproken is visueel weergegeven in deze Prezi. Vandaag blog één.

“Visie zonder actie is dagdromen, maar actie zonder visie is een nachtmerrie”, aldus het lijfcredo van veel van onze opdrachtgevers. Deze houding kan nogal eens leiden tot iets wat eigenlijk veel vervelender is: noch actie, noch visie. In de praktijk zien wij namelijk dat het proces van het komen tot een brede visie, bijvoorbeeld op de inzet van het zaaksysteem of het Zaakgericht Werken, te vaak stokt; en ook niet gek. Kom maar eens met een uitgekristalliseerde visie dat gedragen wordt door zowel de eindgebruikers als het MT, waarin de doelen omtrent dienstverlening, informatiemanagement en de architectuurplaat helder zijn, waarin kaders en doelen voor minstens de komende vijf jaar zijn vastgelegd, maar ook flexibel zijn zodat deze goed aanpasbaar zijn in onze snel veranderende wereld. Het plan moet zowel de abstracte geesten gewillig zijn, maar zeker niet de praktische kanten onderbelicht laten, en vooral niet de veranderkundige aspecten vergeten. O, en ja, het mag natuurlijk niet te veel kosten en moet binnen korte tijd klaar zijn. Immers, we kunnen niet langer wachten met innoveren. Juist, overheden hebben het niet makkelijk.

Of het nu komt door het blijven hangen in abstracte discussies, of het niet durven doorhakken van knopen, een dergelijk traject kan soms maanden, dan wel niet jaren duren. Terwijl er vaak wel een praktische noodzaak is om bijvoorbeeld het zaaksysteem (opnieuw) aan te besteden. Daarnaast is bij de start van de aanbesteding die visie al weer achterhaald. De wereld verandert snel.

Wij geloven er dan ook in dat het in dit geval handig kan zijn om doel en middel (deels) om te draaien. In de praktijk merken wij namelijk dat het op een gecontroleerde manier geconfronteerd worden met praktische vraagstukken omtrent de aanschaf van een zaaksysteem, leidt tot een stapsgewijze vorming van een gedragen en gedetailleerde visie. Een ander belangrijk voordeel is dat wij een aanbestedingstraject vooral zien als een veranderproces voor de organisatie. Door de organisatie intensief te betrekken bij de scopebepaling van de aanbesteding, en de verdere invulling daarvan, wordt niet alleen draagvlak gecreëerd, maar worden behoeften en wensen van de organisatie snel duidelijk. Maar het belangrijkste van deze aanpak is dat er direct een start wordt gemaakt met het verandertraject.

Dit kan overigens niet zonder dat de organisatie op zijn minst op hoofdlijnen weet in welke richting het zich wil ontwikkelen. Dit hoeft echter nog niet volledig uitgekristalliseerd te zijn.

Mijn collega Sietske heeft in deze blog ons aanbestedingsproces uiteengezet. Deze bestaat uit een aantal onderdelen. Op een aantal van deze onderdelen wordt integraal gewerkt aan een praktische invulling van de visie rondom Zaakgericht Werken. Door hierbij ook de organisatie te betrekken, wordt direct een start gemaakt met het veranderproces. Het betreft de volgende onderdelen.

  • Visievorming MT;
  • Vorming aanbestedingsgroep;
  • Scopebepaling;
  • Opstellen programma van eisen.

De komende weken zal ik stapsgewijs deze onderdelen behandelen, en hoe dit stap voor stap kan worden gezien als een manier om te komen tot een visie op Zaakgericht Werken en hoe de organisatie daarin te betrekken. Volgende week deel 2.

Is het ‘waarom’ de sleutel tot succes bij de implementatie van zaakgericht werken?

We horen de verhalen gelukkig steeds vaker: het Zaakgericht Werken wordt succesvol ingevoerd. Waar ligt die kern van succes? Er zijn gedegen implementatieplannen opgesteld én uitgevoerd, medewerkers worden goed opgeleid en er zijn voldoende middelen aanwezig om er een succes van te maken… Waarom lukt het op een aantal plekken wel en op andere niet? En wat kunnen we leren van organisaties waar het Zaakgericht Werken wel succesvol wordt ingevoerd?

De eindgebruiker is de belangrijkste speler!

Bij de implementatie van Zaakgericht Werken, of breder, bij digitaliseren gaat het om één ding: veranderen van gedrag. Implementatieplannen staan ból van de technische opleverdata, leggen van koppelingen, inrichting beheer, etc. Maar men ziet meestal de belangrijkste speler over het hoofd: de eindgebruiker. Juist het gedrag van de eindgebruiker zal moeten veranderen, wil het zaakgericht werken een succes worden. Want de dingen gaan niet meer zoals voorheen…. Je werkt in een (ander) systeem. Volgens andere stappen. In ieder geval; anders!

Verandering is niet leuk

Verandering is niet per se leuk. Zo levert digitalisering niet direct voordeel op voor alle medewerkers (zie ook het echte verhaal over zaakgericht werken). En al helemaal niet in het begin. En dan wordt er óók nog eens een werkwijze (lees: keurslijf) afgedwongen. Niet bepaald de ingrediënten om op begrip van de medewerkers te kunnen rekenen. We zien vaak dat de communicatie omtrent de beoogde verandering (wij gaan digitaal werken/zaakgericht werken) zich richt op het HOE en het WAT. Heel belangrijk! Maar wat als we zouden focussen op de kernvraag: waaróm gaan we anders werken? [Read more…]

Zaaksystemen in Beeld LIVE! 2017 zit vol!

 

Gelukkig is er nog wat ruimte voor bezoekers, maar ook hier zijn wij de 200 alweer ruim gepasseerd, dus wacht niet te lang. Vol zitten we dit jaar qua leveranciers! Congrescentrum 1931 biedt ons maximaal 16 ruimtes en naast maar liefst 14 zaaksysteemleveranciers hebben we dit jaar, op veler verzoek, ook een ruimte voor documentcreatie en voor integratiespecialisten. Uiteraard zijn ook deze leveranciers terug te vinden bij de knoppentafels. Het programma is dus breder dan ooit!

Wacht dus niet te lang en schrijf u nu in voor Zaaksystemen in Beeld LIVE! op 16 februari 2017 via http://www.zaaksystemeninbeeld.nl/inschrijven/

Meer informatie is te vinden op http://www.zaaksystemeninbeeld.nl/zaaksystemen-in-beeld-live-2017/

Waarom Zaaksystemen in Beeld LIVE!?

Voor het derde jaar op rij organiseert KBenP Zaakgericht Werken weer het Zaaksystemen in Beeld LIVE! event. De afgelopen jaren heeft het event telkens onze verwachtingen overtroffen. Ons oorspronkelijke idee was om een dag te organiseren waar zoveel mogelijk zaaksysteemleveranciers gelijktijdig laten zien wat de mogelijkheden zijn van hun zaaksysteem. Geen verhalen van klanten, visies op de toekomst of wilde ontwikkelingsplannen, maar concrete demonstraties. Daarnaast bestaan er geen sponsorpakketten voor de leveranciers: iedere leverancier krijgt dezelfde faciliteiten en richt zich op het werkend tonen van het zaaksysteem. Alle gemaakte kosten worden evenredig tussen alle leveranciers verdeeld, zonder winstoogmerk voor ons.

Opvallend is elk jaar weer dat niet alleen “oriënterende” bezoekers het event hoog waarderen, maar dat juist ook bezoekers die al een zaaksysteem in huis hebben het event waardevol vinden. Het delen van kennis en informatie met andere bezoekers en je laten inspireren door andere systemen, is een belangrijke reden voor bezoekers om te komen.

Ook dit jaar hebben wij weer ons best gedaan om op basis van de evaluatie van vorig jaar het event te verbeteren. We proberen dit jaar meer zitruimte te creëren in de verschillende ruimtes en de meest populaire sessie van vorig jaar wordt dit keer tweemaal gehouden. De ‘knoppentafel’ zoals wij die vorig jaar hebben geïntroduceerd is terug, maar wordt een stuk ruimer opgezet.

Als belangrijke toevoeging op vorig jaar hebben we dit jaar ook een uitbreiding bij de leveranciers. Uit de evaluatie bleek er veel behoefte te zijn aan leveranciers van documentcreatie en leveranciers voor het koppelen van de zaaksystemen met andere systemen. Met deze leveranciers zijn wij in gesprek over deelname in 2017. Momenteel hebben formeel bevestiging op de deelname van documentcreatie leveranciers: iWriter, Xential en SmartDocuments.

Ook dit jaar lopen de inschrijvingen weer snel. Wacht dus niet te lang en schrijf u nu in voor Zaaksystemen in Beeld LIVE! op 16 februari 2017 via http://www.zaaksystemeninbeeld.nl/inschrijven/

Meer informatie is te vinden op http://www.zaaksystemeninbeeld.nl/zaaksystemen-in-beeld-live-2017/

Blogreeks functioneel beheer en Zaakgericht Werken: Deel 2, gebruiken we wel de juiste mensen voor functioneel beheer?

Tijdens onze opdrachten merken wij dat er veel uitdagingen zijn ten aanzien van het goed vorm geven van het functioneel beheer. Veel gemeenten worstelen met het goed beleggen van deze taken, terwijl dit één van de bepalende factoren is voor het slagen van Zaakgericht Werken. In een reeks van blogs behandelen Harm Steijn en Sebastiaan Gerats dit onderwerp. Vandaag deel twee over hoe gemeenten momenteel functioneel beheerders werven en welke uitdagingen daarbij komen kijken.

[Read more…]

De aanbesteding van een zaaksysteem: vervelende hobbel of een goede start?

“We willen graag Zaakgericht Werken gaan invoeren, maar we moeten eerst nog helemaal gaan aanbesteden.” De aanbesteding van een zaaksysteem wordt vaak ervaren als een grote hobbel die helaas genomen moet worden voordat je echt kan beginnen met de implementatie. Zonde. Want zo groot hoeft die hobbel helemaal niet te zijn. Voor ons is het aanbesteden van een zaaksysteem veel meer dan alleen de aanschaf van de software: hier begint de invoering van ZGW.

Om dat te bereiken hebben wij een paar tips::

  1. Bepaal je doelstelling. De behoefte om beter samen te werken of projectmatig werken te ondersteunen kan leiden tot een ander type zaaksysteem dan de vraag om een betere dienstverlening. Maak een keuze in de primaire doelstelling voor de aanschaf van het zaaksysteem. Bepaal daarna ook de scope op hoofdlijnen. Hiervoor hebben wij een schematisch overzicht waarbij de te maken keuzes snel inzichtelijk worden. De keuze om met het zaaksysteem direct zware backoffices uit te faseren of juist te koppelen is van belang voor de uitvraag en natuurlijk later ook voor de implementatie.
  2. Zorg voor een vaste werkgroep. De werkgroep stelt het programma van eisen op, beoordeelt daarna de inschrijvingen en is daardoor naar onze mening ook verantwoordelijk voor de implementatie. Een belangrijke functie van de werkgroep is om later uit te leggen waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt en wat de alternatieven waren. Een hele belangrijke groep dus! Om succesvol te zijn is het van belang dat in deze groep een afspiegeling van de hele organisatie zit: alle sectoren moeten vertegenwoordigd zijn, DIV, ICT, de potentiële beheerders van het systeem en natuurlijk enkele eindgebruikers. Elk vertegenwoordigen zij een eigen achterban, maar ze zijn samen in staat om tot een uitvraag te komen waar de organisatie als geheel het beste mee geholpen is. Maak de groep vooral niet groter dan noodzakelijk. De ideale omvang van een werkgroep is voor ons 7 projectleden.
  3. Stel een gebalanceerd Programma van Eisen op. De afgelopen tijd is het vaker gebeurd dat een PvE te veeleisend was voor leveranciers om op in te schrijven. Om dat te voorkomen moet je de beschikbare oplossingen en partijen in de markt goed kennen. Je wilt eruit halen wat er in zit, voldoende informatie ontvangen om te kunnen beoordelen, de markt stimuleren, maar er moeten wel inschrijvingen komen. Zorg er ook voor dat in de uitvraag voldoende informatie staat over de huidige situatie en de ambitie van de organisatie. Zo kunnen de leveranciers een passend aanbod doen. Wij hebben hiervoor een standaard basisbestek dat we in een aantal workshops met de werkgroep op maat maken voor de organisatie.
  4. Doe het samen. Bij het opstellen van een PvE moeten keuzes gemaakt worden. De ene eis van DIV kan consequenties hebben voor het gebruik bij het KCC. En de behoefte van een eindgebruiker kan voor de beheerders extra werklast creëren. Omdat iedereen een eigen specialisme en eigen achterban heeft, is het aannemelijk dat je in dit traject op punten ook tegenover elkaar komt te staan. Accepteer dit en neem er de tijd voor. Je moet er samen voor zorgen dat de uitvraag leidt tot een systeem waarmee de doelstellingen van de organisatie als geheel behaald kunnen worden. Zorg dat iedereen zijn eigen kennis waar nodig overdraagt aan de rest van de groep zodat alle deelnemers aangehaakt blijven. Alle discussies die je nu beslecht brengen je voordeel bij de implementatie en nu heb je nog de mogelijkheid om het mee te nemen in de aanbesteding. Daarnaast zorgen de discussies ervoor dat gemaakte keuzes door iedereen uitgelegd kunnen worden.
  5. Laat de leverancier demonstreren. Bewegende beelden zeggen vaak meer dan heel veel woorden. Schermprintjes kunnen verraderlijk zijn en teksten verhullend. Door de leveranciers hun product te laten demonstreren krijg je een completer beeld van de oplossing. Het geeft je ook de kans om verheldering te vragen op de antwoorden van een leverancier. Echter, na de definitieve gunning vormt de offerte het fundament voor een vaak jarenlange samenwerking, dus alleen demonstreren is onvoldoende. Voor een goede beoordeling is het van belang de ingediende offerte als uitgangspunt te gebruiken en door middel van een demonstratie eventuele onduidelijkheden weg te nemen en de scores te herijken.
  6. Organiseer een Proof of Concept. Of je daadwerkelijk hebt gekregen wat er in de uitvraag en de offerte wordt beschreven weet je pas na de installatie. Daarom adviseren wij altijd om voor de definitieve gunning een zogenaamde Proof of Concept te organiseren. Door in een acceptatieomgeving de volledige aanbieding te doorlopen (inclusief gevraagde koppelingen), voorkom je dat je later voor verrassingen komt te staan. Bijkomend voordeel is dat de projectgroep het nieuwe zaaksysteem goed leert kennen en daarmee klaargestoomd is voor de implementatie.